Подсказки и проверки ввода данных в MS Excel
В MS Excel есть ряд очень полезных инструментов для удивительно простого создания по-настоящему сложных форм сбора информации. Однако, вот незадача – чаще всего камнем преткновения во взаимодействии с ними служат не возможности табличного редактора, а человеческая “косорукость”. Пользователи стирают формулы из ячеек, вносят некорыстные данные, в общем, портят плоды наших трудов.
К счастью они делают это не со зла, и все что нужно нам – разработчикам, снабдить их подсказками и уже готовыми заранее ответами. Как это сделать, я расскажу в этой статье.
Вот и моя демонстрационная excel-таблица. Как её заполнять?
Подсказки в MS Excel
Первый способ вставки подсказки
Первым делом разберемся c подсказками. Взгляните на мою табличку. Вроде бы все просто, однако даже при такой простоте можно нагородить солидный огород. К примеру, поле “номер документ” – это №1, 1, или 22.03-1?
Самый проcтой способ вставить примечание в лист MS Excel
Самое простое, это щелкнуть по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Вставить примечание“. В появившемся поле достаточно написать требуемый текст, и если пользователь поднесет курсор мыши к этой ячейке, текст немедленно появится во всплывающей подсказке.
Примечания вставлено
Обратите внимание: ячейка с примечанием помечена особым значком – маленьким красным треугольником в правом верхнем углу. Сам же текст примечания может быть отформатирован как любой другой – вы можете сделать его жирным или курсивным, чтобы подчеркнуть особо важные моменты своего послания.
Удалить примечания можно только из контекстного меню правой кнопки мыши
Обратите внимание: нажатие кнопки “Delete” в ячейке не удалит примечание. Избавиться от него (или изменить его текст) можно повторно щелкнув в ячейке правой кнопкой мыши и выбрав пункт “Удалить примечание” или “Изменить примечание”.
Второй способ вставки подсказки
Ещё один способ ввести подсказку интересен нам только с точки зрения того, о чем пойдет разговор дальше (фильтрации ввода), тем не менее знать о нем полезно.
Примечания в Excel с помощью проверки данных
Поставьте курсор мыши в выбранную ячейку, на панели “Данные” в группе “Работа с данным” откройте инструмент “Проверка данных“, и заполните поля “заголовок” и “текст сообщения” на вкладке “Сообщение для ввода“. Нажмите “Ок”.
Теперь, при щелчке на ячейке с подсказкой (обратите внимание – отмеченная таким способом ячейка не помечается красным треугольником, и выглядит так же как любая другая) также будет выведен его текст в желтом прямоугольнике. Удалить и изменить примечание введенное через “Проверку данных” с помощью правой кнопки мыши, нельзя.
Проверка по числу введенных символов
Подсказки – это хорошо, но что делать с самыми “прогрессивными” пользователями, которые подсказок не читают? Остается одно – бить по рукам… то есть использовать фильтрацию ввода, я хотел сказать.
Снова открываем инструмент “Проверка данных“, переходим на вкладку “Параметры” и смотрим на наши возможности по ограничению возможностей пользователя.
Проверка по числу введенных символов в MS Excel
Первое, что может оказаться полезным, это проверка по длине введенного текста. Выбираем пункт “Длина текста” и указываем любой диапазон ограничений. К примеру, я хочу чтобы текст в поле “Сообщение” был как можно более кратким, но в то же время ячейка не могла оставаться пустой. Значения от 3-х до 25 введенных символов, этого вполне хватит, чтоб вписать что-то вроде “Напоминание об оплате” (21 символ), а при попытке ввести более длинный текст, MS Excel выдаст окно-предупреждение и не даст завершить ввод.
Слишком длинный текст! Excel стоит на страже и не пропустит такой очевидной ошибки
Проверка по числу
Ещё один хороший способ фильтрации который пригодится без сомнения: фильтрация по числу. Установите фильтр подобный указанному на рисунке и навсегда избавьтесь от проблем с тем, что в поле цена появляются буквы, пробелы и лишние символы.
Проверка по числу в Excel
Фильтрация на ввод чисел работает ничуть не хуже
Выбор из имеющегося списка значений
Самая мощная и интересная проверка ввода в MS Excel – выборка из выпадающего списка. Она подойдет не для всех типов ячеек, но там где нужна точность, а диапазон значений не слишком велик, выборка по списку это то что надо.
А теперь, сделаем проверку по выпадающему списку в MS Excel. Данные введем вручную, через точку с запятой.
Выбираем в “Проверке данных” вкладку “Параметры“, и указываем “Тип данных” → “Список”. Ввести “предустановленные” значения можно двумя способами:
- Выбрать диапазон данных с помощью кнопки “Диапазон данных”.
- Вписать значения выпадающего списка вручную, через точку с запятой.
…или выберем из диапазона
Второй способ более интересен, так как данные “спрятаны” от пользователя, зато набить их больше десятка подряд – проблематично. Первый способ позволяет без проблем задать намного больший список для выбора данных, однако прежде придется этот список разместить где-то в документе (каждое значение на отдельной строке), например на отдельном “служебном” листе в той же книге MS Excel.
Выбор из списка на листе MS Excel. Других данных ввести не удастся.
Вот и готово – теперь заполнить ячейку можно лишь теми значениями, что мы указали в списке. При попытке ввести данные вручную, MS Excel выдаст нам уже знакомую ошибку.
Кстати, можно изменить и её текст – для этого перейдите на вкладку “Сообщение для вывода” в “Проверке данных”, как мы уже делали при “втором способе” вставке подсказок, измените текст на требуемый.
