Как создать шаблон письма в MS Outlook
Частенько нам приходится писать “типовые” письма – коммерческие предложения, отчеты, ответы на типовые вопросы и т.п. Столкнувшись в очередной раз с необходимостью отправить одно из таких электронных сообщений, что мы делаем? Ну, конечно же – ищем последний отправленный email с примерно таким же содержанием, чтобы скопировать его текст в новое электронное письмо! И хотя в принципе этот метод работает вполне успешно, случаются и накладки – то отправить сообщение нужно “вот прямо сейчас”, то старое сообщение упрямо не находится.
В такие моменты самое время подумать о том – не проще ли не мучиться лишний раз, а взять и создать готовый шаблон для типовых электронных сообщений? И здесь на помощь нам придет замечательная почтовая программа MS Outlook.
Шаблон email-сообщения который мы будем использовать в дальнейшем
Создаем шаблон письма в MS Outlook
Для начала запустим Outlook и создадим новое сообщение, указав в нем необходимый текст, заголовок, в общем все данные необходимые для создания шаблона будущего email, кроме разве что получателя. Нажмите кнопку “создать” и заполните сообщение требуемым текстом.
Теперь в меню “Файл” выберите пункт “Сохранить как”, укажите на диске место где будет хранится ваш email-шаблон, задайте шаблону понятное имя и самое главное – в поле “Тип файла” выберите вариант “Шаблон Outlook (*.oft)”.
Всё готово!
Сохраняем шаблон письма Outlook на диске
Используем шаблон письма в MS Outlook
И вот тут, надо отметить, ребята из Microsoft дали маху, а вернее, поступили настолько странно, насколько это вообще возможно – если создание email-шаблона для электронных писем в Outlook интуитивно понятно и очень просто, то механизм использования уже созданного шаблона настолько “удивителен”, что если не знать что делаешь, самостоятельно до решения задачи просто не доберешься.
Итак, чтобы создать в MS Outlook письмо из заготовленного ранее шаблона, необходимо сделать следующее:
На панели “Главная” в группе “Создать” выбрать пункт “Создать элемент”, в нем выбрать пункт “Другие элементы”, а уже в нем отыскать пункт “Выбрать форму”.
В окне “Выбор формы” необходимо выбрать из выпадающего списка “Папки” вариант “Шаблоны в файловой системе”….
…и о чудо, наконец-то найти созданный ранее шаблон!
Чтобы создать в Outlook письмо из шаблона нужно проделать ряд довольно не очевидных действий…
Остается только выбрать нужную строку и нажать кнопку “Открыть” – немедленно будет создано новое сообщение в точности повторяющее наш шаблон (включая вложенные файлы). Вам останется только вписать адрес электронной почты получателя в поле “Кому” и можно отправлять сообщение.
Хотя сам принцип использования шаблонов электронных писем в Outlook, согласитесь, выглядит не совсем очевидно, пользоваться шаблонами удобно и просто. И этим надо пользоваться!
Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook
Автор: Александр «Мэлфис К.» ФРОЛОВ, для сайта bussoft.ru
