Создаем список дел в MS Excel
Сегодня мы научимся создавать в MS Excel “чеклист” или, если по-русски, список дел. Список дел в Excel – с этим вы наверняка уже сталкивались в попытках организовать работу. Обычно люди выделяют цветом сделанные/несделанные дела, “зачеркивают” пункты списка… но все это слишком долго, да и просто неудобно.
Гораздо проще все это можно реализовать с помощью “галочек” – установки и снятия т.н. “флажков”. Ну, а чтобы все не было так просто, мы сделаем наш список дел более функциональным: снабдим внутренним счетчиком и счетчиком выполнения задач.
Расставляем флажки в MS Excel
Сначала создадим простейшую таблицу со списком дел. Затем перейдем на вкладку “Разработчик” и в группе “Элементы управления” активируем инструмент “Вставка” и выберем пункт “Флажок”. Как только флажок окажется помещенным на листе, сотрите ненужную подпись и поставьте его в выбранную ячейку.
Использование “флажков” в Excel
Теперь протяните ячейку с флажком за уголок до конца “списка дел”, и такие же “флажки” появятся во всех остальных ячейках столбца. Итак шаблончик будущего списка дел готов – можно даже щелкать по флажкам уже сейчас, расставляя галочки… только вот удовольствия и пользы от этого никакого, верно? Давайте её добавим!
Протягиваем ячейку MS Excel, чтобы заполнить все другие ячейки столбца тем же содержимым
Заготовка списка дел в MS Excel
Список дел с зависимостями в MS Excel
Щелкаем правой кнопкой мыши по первому элементу-флажку, и выбираем самый нижний пункт из выпадающего меню: “Формат объекта”.
Формат ячеек в MS Excel
В появившемся окне “Форматирование объекта” щелкните в поле “Связь с ячейкой”, а затем, щелкните на соседнюю ячейку справа от текущей. Тот же фокус нужно проделать для всех остальных флажков, создав пары с соседней ячейкой.
Создаем связь с ячейкой в MS Excel
Обратите внимание: если поставить галочку на одном из флажков, в “связанной” ячейке появится надпись: “истина” если “галочка” установлена или “ложь”, если снята. Пока запомним это просто как интересный факт, и двинемся дальше.
Теперь активация флажков-галочек меняет состояние в связанных с ними ячейках таблицы
Функция СЧЕТЕСЛИ
Ну а теперь немого функций и математики. В “список дел” я добавляю ещё 2 строки: число задач вообще, и число задач, которые уже выполнены. Обе строи заполняются данными автоматически, а помогает им в этом встроенная Excel-функция СЧЕТЕСЛИ. Работает она просто:
=СЧЁТЕСЛИ(диапазон_ячеек ; критерий_работы)
Как посчитать все выполненные задачи? Задать в качестве критерия работы функции положение “ИСТИНА” в третьей колонке (как вы помните, положение зависит от того – стоит галочка или нет).
А как посчитать все задачи (и выполненные и невыполненные) сразу? Сначала посчитать по отдельности количество значений “ЛОЖЬ” и “ИСТИНА”, а затем сложить результат.
Считаем задачи в нашем excel-списке дел
В общем и целом, наш список дел или список задач на день построенный в MS Excel, уже готов. Нужно только немного украсить его и сделать более опрятным.
Итоговый список задач в MS Excel
Первым делом скройте столбец “С” (истина/ложь), чтобы он не загромождал вид таблицы. А во вторых, давайте добавим “общий критерий эффективности”, то есть ещё одно поле – “можно ли переходить к следующему плану?”. Ёжику понятно, что переходить к следующему плану можно только после того, как выполнены все задания нынешнего. Или, перефразируя с языка логики на язык математики: когда пункты “всего задач” и “задач выполнено” нашего списка, равны друг другу!
Воспользуемся простой функцией условием =ЕСЛИ() и зададим исходные данные:
=ЕСЛИ(B8=B7 ; “Да” ; “НЕТ”)
Расшифровывается это просто: если значения равны, то вывести в ячейке слово “ДА”, если не равны, “НЕТ”. А результат будет выглядеть как у меня на примере ниже.
Готовый список задач сделанный в MS Excel. Почти полностью автоматический и от того ещё более интересный 🙂
Обратите внимание только на одну деталь – зеленый цвет ячейки и белый цвет текста в ней. Эти элементы также не мои художества, а результат работы MS Excel, а вернее, принципов условного форматирования, о чем мы говорили с вами в одном из прошлых уроков.
