Как создать связь двух документов Word или Word и Excel


 

В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.

Связь документа MS Word с данными из других файлов

К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе – где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.

А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.

Работает это так – в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные “малые” файлы с данными.

Как это выглядит? Я создаю три файла:

  • Основной (DOC файл, сюда будет “собираться” содержимое из других документов)
  • Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
  • Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).
Связь документа MS Word с данными из других файлов

Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word

Я хочу, чтобы в “основном” файле была только какая-то вводная информация, а вот вся “динамика” подтягивалась из двух других файлов – сперва подключался заголовок из файла “Дополнительный”, а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла “Данные”. Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только “собрать” готовый финальный документ.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Первым делом открываю “Основной” файл, и ниже “статичного” текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель “Вставка”, и в группе “Текст” нахожу кнопку “Объект”. Здесь в выпадающем меню выбираю “Объект“.

Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами

Откроется окно “Вставка объекта”, здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием “Создание из файла” и осмотреться. Хотя название “создание из файла” как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.

Обратите внимание на флажок “Связь с файлом” – он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться.  А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего “общего” документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были – обновит и содержимое общего документа. Так-то!

Итак, щелкаем на кнопку “Обзор” и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл “дополнительный” со списком фамилий). Ставим галочку “Связь с файлом” и нажимаем “Ок.”

Создание связи с документами ворда

Если флажок стоит – связанные файлы будут обновляться, флажка нет – данные вставятся всего один раз

Как видите – текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя – если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.

Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ “Дополнительный”.

Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно “Вставка объекта”. Указываю в качестве источника свой второй файл – excel-документ “Данные” с таблицей, ставлю флажок “Связь с файлом” и нажимаю “Ок”.

Да, все тоже самое – содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.

Связь между документами Word

Связь между документами Word и Excel

Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel

Самое время проверить самую “вкусную” часть – обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:

  • Если просто открыть файл-донор (“Данные” или “Дополнительный”) для редактирования, внести изменения и закрыть их – в “Основном” не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова – да, все данные автоматом обновятся.
  • Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в “Основном” мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.

Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?

Как создать связь двух документов Word или Word и Excel

При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи

Ничего особенного не будет – если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: “Документ содержит связи с другими файлами”. Если нажать “Ок”, система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).

Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его “составляющих” была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет – встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.


Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru

 

Также вас может заинтересовать:

 
Сайт создан: ООО "Эйфос". Информационные технологии

Наверх